Skomplikowana anatomia informatyzacji

Dorota Bogucka
opublikowano: 22-06-2016, 00:00

Technologie cyfrowe zadomowiły się w szpitalach. Pionierzy informatyzacji zdobywają doświadczenia w zarządzaniu projektami, a firmy informatyczne uczą się tworzyć systemy na miarę oczekiwań klientów.

Ten artykuł czytasz w ramach płatnej subskrypcji. Twoja prenumerata jest aktywna

Zarządzający publicznymi jednostkami ochrony zdrowia czują presję czasu, bo — zgodnie z obowiązującym prawem — za rok mają całkowicie zrezygnować z papierowych dokumentów na rzecz elektronicznej dokumentacji medycznej. W rzeczywistości szpitalnej oznacza to, że wszystkie dane o przebiegu leczenia każdego pacjenta muszą się znaleźć w systemie. 

Żeby szpitalny system elektroniczny nie tylko działał poprawnie, ale także pomagał w leczeniu, powinny doń trafić również informacje o interakcjach leków i o ich refundacji. Po to, żeby system szpitalny mógł służyć do zarządzania jednostką, muszą zostać do niego wprowadzone również dane kadrowe, a także informacje o pracy każdego z urządzeń diagnostycznych. 

Już choćby ten krótki opis wskazuje, że cały proces jest złożony i stawia przed decydentami wiele wyzwań. Pierwszym z nich jest wybór osoby, która będzie odpowiadała za realizację projektu. Wybór kluczowy, bo nawet jeśli dyrektor szpitala ma wizję informatyzacji, to i tak potrzebuje osoby, która sprawnie połączy sferę techniczną z pracą szpitala i przekona użytkowników — przede wszystkim biały personel — że informatyzacja to nie fanaberia czy moda, ale milowy krok w stronę podniesienia jakości leczenia.

Dopasować sprzęt do procesu

W Regionalnym Szpitalu Specjalistycznym im. dr. Władysława Biegańskiego w Grudziądzu tej misji podjął się w 2009 r. Jarosław Boryń. „Kiedy rozpoczynałem pracę w szpitalu, były tam zaczątki wdrażania systemu informatycznego. Były elementy infrastruktury technicznej pod ten system, dyrektor miał wizję, ale brakowało jej przełożenia na techniczne wykonanie. Brakowało koordynacji działań służb wewnętrznych szpitala: działu informatycznego, działu teleinformatycznego z klientem wewnętrznym, którym dla nas jest personel biały i personel szary z podwykonawcami, biorącymi udział we wdrożeniu, czyli integratorami i Politechniką Poznańską. Brakowało ogniwa, które by wszystko spięło razem” — wspomina Jarosław Boryń, kierownik Działu Informatyki Regionalnego Szpitala Specjalistycznego w Grudziądzu. 

Budowanie infrastruktury nie było wielkim wyzwaniem, bo wiedząc, jakie technologie są oferowane na rynku, kierownik działu informatycznego musiał tylko dobrać pewne komponenty. Przewagę mają wprawdzie ci zarządzający, którzy budują lub rozbudowują swoje placówki, bo wówczas łatwiej jest zlikwidować problem ograniczonych sieci energetycznych i przepustowości łączy internetowych. Pozostali właściciele szpitali tworzą środowisko IT stopniowo, w miarę zdobywania środków. 

Osią zintegrowanego systemu IT szpitala jest sieć teleinformatyczna. W początkowym etapie wystarcza stabilna sieć przewodowa. Jednak prawie w każdym przypadku pojawiają się punkty bezprzewodowe, które mogą być wykorzystywane, np. do telemedycyny, zdalnych konsultacji z pacjentem, współpracy z systemem RFID (lokalizacja pacjenta, leków i urządzeń), komunikacji poprzez telefonię IP na terenie szpitala i innych jednostek, komunikacji dla mobilnego lekarza oraz monitoringu zabiegów, jak również przed- i pozabiegowego. 

„Infrastruktura zapewniająca bezprzewodowy dostęp musi być adekwatna do charakterystyki użytkowników. Niezbędne jest spełnienie norm bezpiecznej pracy, niezakłócanie działania urządzeń diagnostycznych oraz całości urządzeń medycznych podtrzymujących życie, jak również wspierania procesów życiowych. Pracownicy, których jednym z podstawowych narzędzi pracy jest tablet (asystent mobilnego lekarza), pracują w ruchu i muszą mieć możliwość dostępu do sieci z każdego miejsca na terenie placówki” — wyjaśnia Maciej Kaczmarek z NETGEAR Polska.

Zdaniem Piotra Murawskiego, szefa Oddziału Teleinformatyki Wojskowego Instytutu Medycznego w Warszawie, ilość sprzętu nie przesądza jeszcze o sukcesie informatyzacji. „Większość instytucji mówi: poproszę 5 mln zł, kupię za to 500 komputerów. Moim zdaniem, nie tędy droga, nie kupię dwóch komputerów do gabinetu, gdzie jest dwóch lekarzy, bo nie chcę mieć wykorzystania na poziomie 50 proc. Nie chodzi o to, żeby każdy lekarz miał tablet, bo to ładnie wygląda na zdjęciu, tylko o to, żeby wydatki były racjonalne — przekonuje Piotr Murawski. — Najpierw stwórzmy procesy, potem zintegrujmy systemy, a następnie zobaczymy, gdzie mamy największy zwrot i gdzie są koszty, które trzeba monitorować”. 

Tłumaczenie medycyny na elektronikę

Poważną barierą informatyzacji okazuje się znalezienie wspólnego języka: z dyrekcją i personelem szpitala oraz pogodzenie ich potrzeb z możliwościami elektroniki. Szefowie szpitalnej informatyki jednomyślnie twierdzą, że podstawą sukcesu było zaufanie, jakim darzył każdego z nich szef. Najlepiej zaś, jeśli za tym zaufaniem szła odpowiednio wysoka pozycja w strukturze organizacyjnej placówki. Jednak zazwyczaj każdy z szefów informatyki mozolnie budował sobie pozycję, znajdując porozumienie z białym personelem. 

Nie zawsze było łatwo, zwłaszcza jeśli system nie działał stabilnie, wymagał powtarzania niektórych czynności, co powodowało stratę cennego czasu. Podobnie demobilizująco na pracowników szpitala działa sytuacja, w której nie dostrzegają korzyści z wdrożenia, bo możliwości systemu nie są wykorzystywane. 

Dlatego tak ważne jest przetłumaczenie języka medycyny na język techniczny i wyartykułowanie potrzeb szpitala w taki sposób, żeby zostało to zrozumiane przez dostawców usług. Na przykład Politechnika Poznańska z typowo inżynierskim podejściem opracowała dla grudziądzkiego szpitala kartę zleceń leków. Lekarze nie chcieli z tego oprogramowania korzystać, bo wymagało od nich zmiany dotychczasowych zachowań i utrudniało, zamiast ułatwiać pracę. W tej sytuacji Jarosław Boryń spotkał się z czterema-pięcioma lekarzami, o których wiedział, że są elastyczni, mają pomysły i zapytał, jak oni ordynują leki. „Pokazali mi całą procedurę, opisali, jak wygląda przykładowe zlecenie. Zapytałem, jak chcieliby, żeby to było w systemie. Stwierdzili, że najlepiej aby było to analogicznie jak na kartce: układ macierzowy, leki, które zlecamy są w wierszach, a w kolumnach są dni podania. Żeby to było łatwe w obsłudze i jeśli chcą przedłużyć termin podawania leku, by nie musieli wchodzić przez dziesięć formularzy, aby zmienić datę z 24 na 25, tylko stawiali kreseczkę oznaczającą przedłużenie zlecenia. Zaproponowaliśmy lekarzom możliwość dwukrotnego kliknięcia na dany kwadrat, co też przedłuży zlecenie. Takie właśnie proste rozwiązanie, przekładające ich dotychczasową pracę na pracę elektroniczną, się sprawdziło. Wspólnie stworzyliśmy taką kartę i ona z powodzeniem funkcjonuje” — podsumowuje Jarosław Boryń.

Gotowy czy na miarę?

Jednym z podstawowych dylematów, jakie muszą rozstrzygnąć osoby decydujące o informatyzacji szpitala, jest wybór: czy skorzystać z gotowych systemów oferowanych przez producentów, czy też zlecić system „szyty na miarę”. Często o wyborze przesądza ekonomia, bo taki dopasowany system kosztuje 7-10 mln zł, tzn. jest kilkakrotnie droższy od gotowych rozwiązań, zatem stać nań tylko największe ośrodki. 

Na indywidualne rozwiązanie zdecydowało się Uniwersyteckie Centrum Kliniczne w Gdańsku i ma obecnie największy system szpitalny w Polsce, który gromadzi dane ponad 570 tys. pacjentów. Jednak i tam świadomie wybrano system z rynku, żeby nie odzwierciedlał pracy placówki, tylko wymusił zmiany. Wprawdzie takie podejście początkowo wywoływało opór pracowników, przyzwyczajonych do poprzednich rozwiązań, ale z czasem usprawniło pracę i pozwoliło zaoszczędzić czas i pieniądze. 

„Nie chcieliśmy całkowicie wciskać szpitala w system, lecz dopasować się do niego, ale żeby również on w pewnych granicach dopasował się do nas. To się udało. Korzyści ujawniły się dopiero dwa miesiące po wdrożeniu, kiedy lekarze uzyskali natychmiastowy dostęp do swoich danych o pacjencie, który przyszedł po raz drugi lub trzeci na hospitalizację. Byłem zaskoczony, że oni tak pokochali ten system” — mówi Marcin Wojciechowski, kierownik Działu Teleinformatyki Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego w Gdańsku. 

Ze względu na skalę zmian zastosowano hybrydową metodę wdrożeniową. Do wewnętrznego zespołu zostali zaproszeni informatycy, przedstawiciele administracji i najbardziej innowacyjnie nastawieni reprezentanci personelu medycznego. Cały proces został podzielony na duże etapy, które realizowano po kolei, ale w trakcie stosowano już metody bardziej elastyczne — codzienne spotkania, natychmiastowe reakcje, bez czekania aż wszystko będzie gotowe. „Z czasem okazało się, iż personel tak szybko uzupełnia dane, że zaczynamy mieć problemy wydajnościowe, a w dodatku wszyscy chcieli „przeklikać” cały interfejs, aby sprawdzić nowe możliwości. Dziś w razie najmniejszej przerwy w dostępie do systemu odbieram mnóstwo telefonów z pytaniem, jak personel ma pracować... i bardzo się z tego cieszę” — mówi Marcin Wojciechowski.

Droga przez poprawki

W Szpitalu Specjalistycznym Ducha Świętego w Sandomierzu zdecydowano o wdrożeniu Asseco Medical Management Systems i Infomedica. W rozwiązaniu są ze sobą zintegrowane takie systemy szpitalne, jak: Administracja, HiS, RiS, LiS, eRejestracja, systemy obsługi apteki i rozwiązania mobilne. Dane są wymieniane automatycznie, co jest bardzo ważne dla bezpieczeństwa i ciągłości pracy. 

Zanim jednak systemy zaczęły odzwierciedlać czynności wykonywane w szpitalu, koordynujący i nadzorujący wdrożenie Robert Kurosz, starszy specjalista ds. informatyki w sandomierskiej placówce zgłosił ok. 1200 modyfikacji, błędów i rozszerzeń do Asseco i ok. 400 do drugiego producenta oprogramowania — Pixel Technology. Wprowadzone poprawki dopasowały system do wymagań szpitali i wymiany informacji między nimi. „Mam osobistą satysfakcję, kiedy do Sandomierza przyjeżdżają przedstawiciele dużych szpitali, aby podejrzeć wprowadzone rozwiązania, które dzięki wyeliminowaniu błędów mogą zostać zastosowane w największych placówkach w kraju” — mówi Robert Kurosz.

Jeśli firmy nie oferują gotowych rozwiązań, Robert Kurosz sam szuka sposobu poradzenia sobie z problemem. Opracował np. rozwiązanie, które umożliwia lekarzom dostęp (z dowolnego miejsca) do wybranych badań radiologicznych. Technologicznie proste rozwiązanie uratowało życie pacjentce przywiezionej z wypadku, gdy o powodzeniu terapii decydowały minuty. 

Przed dylematem, czy szukać gotowego rozwiązania, czy rozwikłać problem samodzielnie, staje często płk dr inż. Piotr Murawski z Wojskowego Instytutu Medycznego w Warszawie. Kiedy w instytucie chciano wprowadzić mechanizmy zarządzania oparte na zasobach chmury, kierowany przez płk. Murawskiego Oddział Teleinformatyki dokonał analizy dostępnych na rynku rozwiązań i przetestował niektóre w celu określenia wymaganych funkcjonalności. Po przeanalizowaniu okazało się, że samodzielne stworzenie oprogramowania będzie niekonkurencyjne w porównaniu z ofertą rynkową. Biorąc pod uwagę czas wdrożenia i dostępność wybrano rozwiązanie oparte na chmurze — NOZBE.

Czasem jednak, żeby osiągnąć cel i otrzymać potrzebne rozwiązanie, trzeba przekonać dostawców, na co dzień ze sobą konkurujących, żeby zintegrowali swoje oprogramowanie. Dzięki temu w ciągu 2 lat zintegrowano wszystkie systemy medyczne oparte na protokołach HL7 i DICOM 3, doprowadzając do jednoźródłowości danych oraz usprawnień organizacyjnych polegających na pojedynczym wprowadzaniu i przetwarzaniu informacji.

Korzyści z polskiej kreatywności

W Wojskowym Instytucie Medycznym, który jest jednocześnie ośrodkiem naukowym i szpitalem, okazało się potrzebne stworzenie Środowiska Analiz Medycznych, czyli platformy BI do celów medycznych. Na rynku nie było narzędzi informatycznych pozwalających na wyszukiwanie danych naukowych ze wszystkich systemów medycznych w zadanym kontekście, bez jednoczesnego angażowania pracowników Działu Informatyki. Płk dr inż. Piotr Murawski opracował wszystkie założenia wobec systemu oraz jego organizację i strukturę. Zagwarantował też organizację mechanizmów integracji. Razem ze Statsoft Polska wykonano infrastrukturę programową, procesy ETL oraz interfejs dla lekarza — użytkownika środowiska. Dzięki temu dane medyczne na potrzeby analizy naukowej można znaleźć w kilka minut. Wysiłek został doceniony, a rozwiązanie opisano jako wzorcowe w książce „Practical Predictive Analytics and Decisioning Systems for Medicine” (Elsevier 2015). Instytut uzyskał kategorię A w ocenie parametrycznej instytutów. 

Szefowie projektów informatyzacji szpitali są zgodni co do tego, że szczególnym wyzwaniem jest przygotowanie przetargów. Specyfikację trzeba tworzyć często nie mając jeszcze pełnej wiedzy, jak wszystkie komponenty będą razem działały, i zrobić to tak, żeby zamówienie dało się zrealizować. „Opisywaliśmy główne funkcjonalności, jednak ani zbyt szczegółowo, ani zbyt ogólnie. Mam satysfakcję, że udało się to zrobić dobrze, bo z naszego „gotowca” korzystają inne szpitale” — opowiada o swoich doświadczeniach Jarosław Boryń z Grudziądza.

Współpraca z zagranicznymi dostawcami wymaga skoordynowania w czasie poszczególnych wdrożeniowców, pochodzących niekiedy z odległych zakątków świata. Czasem trzeba też wyjść poza schematy myślenia wąskospecjalistycznego i szerzej spojrzeć na cały projekt. Jest wreszcie kwestia dopasowania rozwiązań zagranicznych do polskiego prawa. 

Kiedy w grudziądzkim szpitalu szukano najlepszego systemu gospodarki lekowej, okazało się, że najbliższy ideałowi, w pełni automatyczny był system z Portugalii, gdzie jednak są inne wymagania wobec leków. Żeby spełnić wymogi polskiego prawa farmaceutycznego, dotyczące np. numeru serii leków, trzeba było kupiony system uzupełnić oprogramowaniem. 

„Zagranicznych rozwiązań nie da się przełożyć jeden do jednego. My w 50 proc. wykorzystujemy rozwiązania gotowe, a kolejne 50 proc. to umiejscowienie systemu w polskich realiach. To, co trzeba było dopisać, zrobił sam szpital i Politechnika Poznańska, która od lat pisze nam subprogramy” — podsumowuje kierownik Działu Informatyki Regionalnego Szpitala Specjalistycznego w Grudziądzu.

Źródło: Puls Medycyny

Podpis: Dorota Bogucka

× Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.