Postępowanie z papierową wersją dokumentacji medycznej po digitalizacji

Radca prawny Agata Starecka-Dembek
opublikowano: 30-11-2021, 17:49

Obecnie zasadą jest prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej. Jednak w związku z odejściem od formy papierowej pojawiły się wątpliwości, co zrobić z dotychczasową dokumentacją medyczną – czy można ją zdigitalizować i zniszczyć, czy wersję tradycyjną należy stale magazynować?

Ten artykuł czytasz w ramach płatnej subskrypcji. Twoja prenumerata jest aktywna
Zgodnie z przepisami dokument powstały w wyniku digitalizacji jest równoważny oryginałowi tego dokumentu.
iStock

Problem przechowywania dokumentacji medycznej jest bardzo istotny w praktyce funkcjonowania podmiotów leczniczych i praktyk lekarskich. Wytworzone przez lata papierowe wersje dokumentacji medycznej zajmują nierzadko wiele metrów bieżących w magazynach i niezliczonych szafach.

Zawarte w nich dane osobowe sensytywne podlegają szczególnej ochronie, a samą dokumentacje należy przechowywać w odpowiednich warunkach. Dodatkowo art. 29 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta nakłada na podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej co do zasady przez okres 20 lat.

Warto wiedzieć: okresy przechowywania dokumentacji medycznej

Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:

1) dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;

2) dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;

3) zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;

4) skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:

a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,

b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie - w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie;

5) dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

Co zrobić z papierową wersją dokumentacji medycznej

W okresie przejściowym, w jakim się obecnie znajdujemy, w podmiotach leczniczych oraz praktykach lekarskich funkcjonuje dokumentacja medyczna zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Pojawia się jednak problem, co zrobić z wersją papierową dokumentacji? Niewątpliwie zawiera ona szereg ważnych informacji, jednakże przechowywanie jej przez okres 20, a czasem nawet 30 lat wiąże się ze sporymi koszami i wieloma zajętymi powierzchniami magazynowymi. Zagadnienie było na tyle dyskusyjne, że w sprawie oficjalny komunikat wydało Ministerstwo Zdrowia - https://www.gov.pl/web/zdrowie/komunikat-w-sprawie-przechowywania-dokumentacji-medycznej.

Prawo w medycynie
Newsletter przygotowywany przez radcę prawnego specjalizującego się w zagadnieniach prawa medycznego
ZAPISZ MNIE
×
Prawo w medycynie
Wysyłany raz w miesiącu
Newsletter przygotowywany przez radcę prawnego specjalizującego się w zagadnieniach prawa medycznego
ZAPISZ MNIE
Administratorem Twoich danych osobowych będzie Grupa Rx sp. z o.o. Klauzula informacyjna w pełnej wersji dostępna jest tutaj

Zgodnie z art. 13b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia Usługodawca może dokonać zmiany postaci dokumentacji medycznej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej na postać elektroniczną tj. digitalizacji dokumentacji medycznej. Nie można tego zrobić tylko z dokumentacją medyczną będącą materiałem archiwalnym w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Digitalizacja dokumentacji medycznej następuje przez sporządzenie jej odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną przez usługodawcę do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej. Co istotne, zgodnie z przepisami dokument powstały w wyniku digitalizacji jest równoważny oryginałowi tego dokumentu.

A zatem, podmioty lecznicze i praktyki medyczne nie muszą przechowywać nieużywanej papierowej dokumentacji medycznej przez cały okres określony w ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta - czyli zasadniczo 20 lat. Czas przechowywania dokumentu papierowego może zostać skrócony przez odwzorowanie cyfrowe dokumentu (np. scan) i podpisane go odpowiednim podpisem elektronicznym.

Warunki zniszczenia papierowej dokumentacji medycznej po digitalizacji

Jednakże, co bardzo istotne, nie można zniszczyć papierowej wersji dokumentacji od razu. Najpierw podmiot, który wytworzył dokumentację medyczną, musi powiadomić pacjenta o dokonanym procesie digitalizacji akt i o możliwości odbioru jej papierowej postaci. Przy czym termin odbioru dokumentacji nie może być krótszy niż 1 rok od dnia przekazania informacji.

Tym samym trzeba pamiętać, że wytwórca dokumentacji medycznej może zniszczyć papierową dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację świadczeniobiorcy, przed upływem okresu jej przechowywania pod następującymi warunkami:

  1. nastąpi zdigitalizowanie papierowej dokumentacji i zostanie ona opatrzona odpowiednim podpisem elektronicznym,
  2. zawiadomiony o tym fakcie pacjent nie odbierze papierowej wersji dokumentacji medycznej w terminie minimum 1 roku od dnia przesłania mu informacji.

Zaznaczyć należy, że dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia nie musi być odebrana osobiście przez pacjenta, może być wydana jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie przez niego upoważnionej.

W związku z opisanym sposobem postępowania z papierową dokumentacją medyczną niewątpliwie udzielający świadczeń zdrowotnych muszą oszacować, jaka forma przechowywania dokumentacji jest dla nich bardziej ekonomicznie opłacalna – czy przechowywanie dokumentacji w dotychczasowej formie papierowej, czy też warto rozpocząć proces digitalizacji posiadanych zasobów. Ważne natomiast w praktyce pozostaje, że przed upływem przewidzianego w przepisach okresu przechowywania dokumentacji medycznej eliminacja papierowej wersji dokumentacji medycznej jest w ogóle możliwa.

Źródło: Puls Medycyny

Najważniejsze dzisiaj
× Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.