RODO nakazuje bezpłatnie dostarczyć pierwszą kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za kolejne kopie pozwala pobierać opłaty.

Jedną z naczelnych zasad RODO jest zasada przetwarzania danych w sposób przejrzysty dla osoby, której one dotyczą. Zasada ta nakłada na administratora określone obowiązki informacyjne, a osobie, której dane dotyczą, przyznaje prawo dostępu do nich. Osoba ta jest przede wszystkim uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarza on dane osobowe jej dotyczące. Jeżeli tak, to może z kolei zażądać informacji o celach przetwarzania i kategoriach danych, o odbiorcach danych i ich źródle, a także o swoich prawach. Oprócz tego może zwrócić się do administratora, aby ten dostarczył jej kopię przetwarzanych danych. 

RODO ustanawia regułę, że informacje podawane osobie, której dane dotyczą, jak również komunikacja z nią i inne działania podejmowane na jej żądanie są wolne od opłat. Pobranie opłaty jest dopuszczalne wyjątkowo, gdy żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter. A i wówczas opłata powinna być rozsądna, nakładana w wysokości uwzględniającej administracyjne koszty udzielania informacji, prowadzenia komunikacji lub spełnienia żądań. W odniesieniu do kopii danych RODO zaznacza, że pobranie opłaty w rozsądnej wysokości jest dopuszczalne dopiero „za wszelkie kolejne kopie”. Oznacza to, że pierwsza kopia danych powinna być dostarczona bezpłatnie.

Powyższe uprawnienie dotyczy również danych zawartych w dokumentacji medycznej i jest niezależne od prawa dostępu do tej dokumentacji, jakie przysługuje pacjentowi. W tej sytuacji istnieją dwie odrębne podstawy prawne uprawniające pacjenta do żądania kopii swojej dokumentacji. Jedną jest art. 15 RODO, który uprawnia do otrzymania pierwszej kopii danych bezpłatnie. Drugą jest art. 26 ustawy o prawach pacjenta, który nakazuje udostępniać dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu bądź osobie upoważnionej przez pacjenta. Za każde udostępnienie kopii dokumentacji na podstawie ustawy o prawach pacjenta, także za pierwsze, można pobrać opłatę w maksymalnej wysokości nieprzekraczającej 0,00007 przeciętnego wynagrodzenia za jedną stronę. 

Wybór podstawy prawnej żądania należy do pacjenta. Warto przy tym pamiętać, że żądanie oparte na RODO może dotyczyć wyłącznie kopii danych zawartych w dokumentacji. Jeżeli zostanie przedstawione drogą elektroniczną i pacjent nie zaznaczy inaczej, kopię danych można mu dostarczyć drogą elektroniczną. Żądanie oparte na RODO nie może natomiast dotyczyć sporządzenia wyciągu lub odpisu dokumentacji ani wydania jej na informatycznym nośniku danych.

 

PODSTAWA PRAWNA

1. art. 2 ust. 1 i 2 lit. c, art. 4 pkt 1 i 8, art. 12, 15, 24, 28, 40 i 57 ust. 1 lit. d rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z 4 maja 2016 r.);
2. art. 27 i 166 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 24 maja 2018 r., poz. 1000);
3. art. 26-28 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. z 2017 r., poz. 1318);
4. art. 18, 20 i 208 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 160);
5. § 55 ust. 2 rozporządzenia ministra zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. poz. 2069);
6. pkt 4.6. projektu z dnia 13 marca 2018 r. kodeksu postępowania dla podmiotów wykonujących działalność leczniczą (http://www.rodowzdrowiu.pl/).