Konsekwencje zagubienia dokumentacji medycznej

W przepisach prawnych, a w szczególności w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, są jednak wskazane określone obowiązki, które w związku z przetwarzaniem danych osobowych i ich ochroną należy wypełnić. Jest tam też określona odpowiedzialność za ich nieprzestrzeganie.

Przechowywanie dokumentacji medycznej pacjenta: jakie są obowiązki podmiotu leczniczego

Zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta, „w celu realizacji prawa pacjenta do dostępu do dokumentacji medycznej, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest obowiązany (...) zapewnić ochronę danych zawartych w tej dokumentacji”. Podmiot leczniczy musi więc zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Kierownik zakładu (dyrektor podmiotu leczniczego) jest odpowiedzialny za stworzenie warunków organizacyjnych i technicznych przechowywania dokumentacji zapewniających jej poufność, zabezpieczających przed dostępem osób nieupoważnionych, zniszczeniem lub zgubieniem oraz umożliwiających jej wykorzystanie bez zbędnej zwłoki.

Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji medycznej ponosi kierownik jednostki leczniczej.

Skutki zgubienia dokumentacji medycznej ponosi kierownik podmiotu leczniczego

Konsekwencje zagubienia dokumentacji medycznej mogą wynikać między innymi z ogólnej zasady prawa pacjenta do dostępu do dokumentacji. Zasada ta została sformułowana wprost w art. 23 ustawy o prawach pacjenta.

W sytuacji gdy dokumentacja zostanie zagubiona, a pacjent zwróci się o jej udostępnienie i nie będzie mógł jej otrzymać, zostanie wtedy złamane prawo pacjenta do dostępu do dokumentacji medycznej.

Pacjentowi z samego tytułu braku dostępu do dokumentacji medycznej nie przysługuje roszczenie o zadośćuczynienie przewidzianego art. 4 ustawy o prawach pacjenta („W razie zawinionego naruszenia praw pacjenta sąd może przyznać poszkodowanemu odpowiednią sumę tytułem zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę na podstawie art. 448 Kodeksu cywilnego”). Jeżeli jednak pacjent dowiedzie przed sądem, że doznał szkody w związku z brakiem dokumentacji, to z tego tytułu przysługuje mu stosowne odszkodowanie.

Kolejne konsekwencje zagubienia dokumentacji medycznej wynikają z ustawy o ochronie danych osobowych. Na gruncie tej ustawy odpowiedzialność za zagubienie dokumentacji ponosi administrator danych osobowych. W sektorze medycznym administratorem danych jest kierownik podmiotu leczniczego, czyli dyrektor szpitala bądź przychodni.

Art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych nakłada na administratora danych obowiązek zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych. W szczególności chodzi o zabezpieczenie danych przed ich: udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez nieuprawnioną osobę, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W przypadku niedopełnienia ww. obowiązków (nawet nieumyślnie) ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje w art. 51 i 52 sankcje w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności.

Przestępstwo opisane w art. 52 („kto administrując danymi, narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem”...) jest przestępstwem indywidualnym, które może być popełnione tylko przez osobę administrującą danymi osobowymi, tj. osobę fizycznie zarządzającą tymi danymi. Taką osobą może być nie tylko kierownik jednostki medycznej, ale też sekretarka medyczna, lekarz czy pielęgniarka.

Konsekwencją nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych może być postępowanie dyscyplinarne

Z kwestią ochrony danych osobowych wiąże się również możliwość przeprowadzenia kontroli przestrzegania tych przepisów. W myśl art. 17 ustawy o ochronie danych osobowych, jeżeli na podstawie wyników kontroli inspektor stwierdzi naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, występuje on do GIODO o zastosowanie odpowiednich środków. Ponadto na podstawie ustaleń kontroli inspektor może żądać wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub innego przewidzianego prawem postępowania przeciwko osobom winnym dopuszczenia do uchybień oraz poinformowania go, w określonym terminie, o wynikach tego postępowania i podjętych działaniach. Co więcej, zgodnie z art. 19 w razie stwierdzenia, że działanie lub zaniechanie kierownika jednostki organizacyjnej, jej pracownika lub innej osoby fizycznej będącej administratorem danych wyczerpuje znamiona przestępstwa określonego w ustawie, GIODO kieruje do organu powołanego do ścigania przestępstw zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa, dołączając dowody dokumentujące podejrzenie.

Czy można odtworzyć zagubione akta z dokumentacji medycznej?

Przepisy prawa nie przewidują procedury odtworzenia zaginionych akt z dokumentacji medycznej. W związku z tym powinno się to odbyć się w taki sposób, który umożliwi jak najpełniejsze, najdokładniejsze odtworzenie zaginionej/utraconej dokumentacji medycznej i jej treści. W celu uniknięcia zarzutu nierzetelnego odtworzenia historii choroby warto powołać np. kilkuosobową komisję, która odtworzy akta. Powinno to się odbyć przy zastosowaniu wszelkich możliwych środków technicznych. W szczególności należałoby pozyskać informacje od wszystkich członków personelu, którzy uczestniczyli w procesie leczenia.

Jak więc widać, dokumentacja medyczna nie ma prawa zaginąć. Jeśli zaś do takiej sytuacji dojdzie, konieczne jest — w mojej ocenie — zawiadomienie policji, by ustalić sprawców i przyczyny zaginięcia. Jeśli podmiot medyczny ma prawidłowo skonstruowane procedury w zakresie dokumentacji medycznej: przechowywania, przenoszenia, udostępniania, to kierownik jednostki nie powinien obawiać się zawiadomienia policji o podejrzeniu popełnienia przestępstwa (mogło przecież dojść do kradzieży czy celowego zniszczenia dokumentów).