Informatyka usprawnia zarządzanie szpitalem

opublikowano: 16-12-2015, 00:00

Sprawny menedżer opieki zdrowotnej, uzbrojony w narzędzia zarządcze, może bez trudu wykryć marnotrawstwo, zapanować nad wykonaniem kontraktu z NFZ i przewidzieć problemy kadrowe.

Ten artykuł czytasz w ramach płatnej subskrypcji. Twoja prenumerata jest aktywna

Trudno nie zgodzić się z premier Beatą Szydło, gdy mówi, że szpital nie jest przedsiębiorstwem. Ale też niepodobna nie zauważyć, że mechanizmy rynkowe z jednej strony, a ograniczenia administracyjne i prawne z drugiej stawiają przed zarządzającymi placówkami medycznymi zadania porównywalne do tych, z jakimi zmagają się szefowie firm komercyjnych. 

„Zarządzanie służbą zdrowia już od kilkunastu lat jest permanentnym zarządzaniem ryzykiem. Każdego dnia stajemy przed bardzo poważnym wyzwaniem, jakim jest podniesienie efektywności, z założeniem, że strona przychodowa się nie zmienia. Jednak redukcja kosztów funkcjonowania nie może się odbywać kosztem jakości świadczonych usług. Musimy te koszty racjonalizować, np. lepiej zarządzać krwią, lekami czy informacją kadrową” — mówi gen. bryg. prof. dr hab. n. med. Grzegorz Gielerak,  dyrektor Wojskowego Instytutu Medycznego w Warszawie. 

Kontrola nad kontraktem

Wszystkie decyzje w WIM są podejmowane w systemie. Zintegrowanie systemów i udostępnienie danych ułatwia pracę nie tylko dyrektorowi, ale również szefom poszczególnych klinik. Uwzględnienie sezonowości zachorowań powoduje, że można lepiej zaplanować pracę i finansowanie poszczególnych oddziałów szpitala. Dlatego zastosowano system nieliniowy. W niektórych obszarach można zaprojektować nadwykonania i większe zużycie zasobów oraz kompensatę tych nadwykonań w innych okresach. Karta kontrolna — oryginalne rozwiązanie WIM, którym są już zainteresowani inwestorzy zagraniczni — pokazuje, jakie będą wydatki w przyszłości. Stanowi rodzaj kokpitu menedżerskiego. Nikt z zarządzających nie może już powiedzieć, że nie wiedział o przekroczeniu limitu wydatków, bo na ekranie informuje o tym wyraźnie czerwony kolor. Można również porównać dane z tymi sprzed kilku lat. 

O tym, jak ważne jest zarządzanie kosztami, doskonale wie dyrektor Szpitala Wojewódzkiego w Suwałkach Andrzej Szałanda: „Na początku mojej pracy w tym szpitalu najważniejszą kwestią było wprowadzenie skutecznego programu restrukturyzacyjnego, który pozwoliłby na odzyskanie płynności finansowej i osiągnięcie dodatnich wskaźników ekonomicznych. Teraz, gdy szpital już od 3 lat odnotowuje zysk, najważniejszy jest ciągły rozwój, wprowadzanie innowacji, tak aby móc pozyskać większy kontrakt z POW NFZ i udzielać świadczeń jak największej liczbie pacjentów” — deklaruje dyrektor Szałanda. 

Suwalski szpital korzysta z modułu „Analizator Kosztów Medycznych”. Pozwala on na pełną analizę kosztów leczenia pacjenta na podstawie informacji o gospodarce lekowej, wykorzystywanych urządzeniach diagnostycznych, laboratoryjnych, jak i zarządzaniu personelem. Dzięki temu szpital jako jedyny w regionie został zaproszony do współpracy z Agencją Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji, która przygotowuje wycenę świadczeń medycznych. 

Szafy pilnują kitlów, a system UniDose — leków 

W Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku informatyka pomaga zarządzać kosztami na wielu poziomach. Na przykład na podstawie analizy ruchu chorych wzmocniono obsadę izby przyjęć w godzinach wczesnopopołudniowych, kiedy do szpitala trafia najwięcej pacjentów z urazami. W dziale radiologii, kiedyś będącym „wąskim gardłem” szpitala, szczegółowe informacje o tym, który aparat jest najbardziej obciążony i w jakim czasie, pozwoliły lepiej zorganizować pracę i podejmować trafne decyzje o doposażeniu czy serwisowaniu sprzętu. Rozwiązaniem, które sprawdza się w bloku operacyjnym są automatyczne szafy z odzieżą jednorazową. Każdy z pracowników może jednocześnie używać tylko dwóch kompletów odzieży. Żeby wziąć trzeci, chirurg czy instrumentariuszka musi któryś ze zużytych wyrzucić do kosza. Kiedy w szafie odzieży jest za mało, informacja poprzez system trafia do firmy serwisowej i braki są uzupełniane. 

Coraz większą popularność zdobywa rozwiązanie UniDose. W aptece szpitalnej Regionalnego Szpitala Specjalistycznego im. Wł. Biegańskiego w Grudziądzu zostały zainstalowane 3 maszyny przygotowujące porcję unit dose (leków dla pacjenta) w szczelnie zamkniętych saszetkach. Po stronie apteki zostały dodane funkcjonalności umożliwiające walidację zleceń spływających z oddziałów, komunikację z lekarzem zlecającym, sprawdzenie interakcji pomiędzy lekami i nadzór nad transportem leków. Gdy z apteki wyjedzie transport i w ciągu 30 minut nie dotrze na dany oddział, system generuje alarm, że wózek się zgubił. Docelowo zostanie dokupione urządzenie samobieżne („żółw”), które będzie dostarczało wózki na oddziały.

Na oddziale pielęgniarka jest odpowiedzialna za podanie leku pacjentowi oraz ewidencję tego podania. Każda saszetka z lekiem jest opatrzona kodem kreskowym, dzięki czemu rozchód leków można przeprowadzić sczytując tylko kod z saszetki. A ponieważ w szpitalu znajdują się tablety medyczne oraz sieć wi-fi, można to robić bezpośrednio przy łóżku pacjenta. 

Komfort przejrzystych struktur

Narzędzia do analityki biznesowej, zaadaptowane do warunków szpitala, mogą znakomicie wspomagać zarządzanie, bo pozwalają porównać poszczególne jednostki. Jeżeli podobne oddziały czy kliniki drastycznie się różnią pod względem wydatków, trzeba zadać sobie pytanie, co jest nie tak. Albo jeden za bardzo oszczędza, powodując powikłania, albo ktoś szafuje nadmiernie przydzielonymi środkami i trzeba wdrożyć program oszczędnościowy. 

We wspomnianym już Regionalnym Szpitalu Specjalistycznym im. dr. Wł. Biegańskiego w Grudziądzu oddano właśnie do użytku system InForum BI Studio. System wspiera kierownictwo i zarząd szpitala w zarządzaniu kosztami, gospodarce magazynowej leków oraz innych materiałów medycznych, pozwala optymalizować wykorzystanie bloków operacyjnych, zabiegów czy racjonalne obłożenie łóżek szpitalnych. Dodatkowo nowy system pozwala na bieżąco monitorować wszystkie wskaźniki ekonomiczne i efektywnościowe całego szpitala, poszczególnych oddziałów i poradni.

Pierwsze efekty wdrożenia InForum to: wielokrotne skrócenie czasu przygotowywania zestawień kosztowo-przychodowych ukazujących efektywność funkcjonowania poszczególnych oddziałów i poradni, umożliwienie pracownikom Działu Controllingu wykonywania niestandardowych analiz w obszarze rozliczeń i kosztów bez konieczności angażowania specjalistów IT, usprawnienie dostępu do kluczowych wskaźników efektywności i innych informacji zarządczych.

Komunikacja na różnych poziomach

Informatyzacja jest też nieoceniona w zarządzaniu kadrami. Przestają być potrzebne listy obecności, bo obecność każdej osoby wyposażonej w elektroniczny identyfikator można stwierdzić natychmiast. W instytucjach o złożonej strukturze zatrudnienia, jaką jest Wojskowy Instytut Medyczny, nie można było zastosować standardowego rozwiązania HR, bo ono nie uwzględnia tego, że w WIM pracują cywile, wojskowi, a część z jednej i drugiej grupy to także naukowcy. 

„Standardowy program z pudełka nie uwzględnia możliwości planowania pracy w takich podziałach ani nie ochroni przed sytuacją, w której osoby wzajemnie się zastępujące pójdą jednocześnie na urlop, bo jedna weźmie urlop wypoczynkowy, a druga naukowy. Dlatego stworzyliśmy własny proces kadrowy, w którym te wszystkie ścieżki się krzyżują” — tłumaczy Piotr Murawski, szef Oddziału Teleinformatyki WIM. 

Pracownicy WIM korzystają też z narzędzi, które pomagają w codziennej pracy, np. z „chmurowego” rozwiązania do zarządzania projektami. Dzięki temu bez czytania setek maili można dowiedzieć się, na jakim etapie jest projekt, samemu przekazać informacje czy szybko zareagować, kiedy coś „utknie” po drodze. 

Źródło: Puls Medycyny

Najważniejsze dzisiaj
× Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.